L’essentiel en 30 secondes
- Avant de vider des locaux, on trie les archives. Certains documents se gardent de 3 à 10 ans, d’autres 30 ans.
- Les documents comptables et les pièces justificatives se conservent 10 ans (article L123-22 du Code de commerce), à partir de la clôture de l’exercice.
- Pour les documents fiscaux, la durée est de 6 ans jusqu’ici. La loi du 25 juin 2026 contre les fraudes sociales et fiscales la porte à 10 ans pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027.
- Le double des bulletins de paie se garde 5 ans, le registre du personnel 5 ans après le départ du salarié, les statuts 5 ans après la perte de la personnalité morale.
- Les documents qui contiennent des données personnelles ne se gardent pas indéfiniment : passé le délai, ils doivent être détruits (CNIL, RGPD).
- Nous vidons les locaux, démontons le mobilier, collectons les archives à détruire et vous remettons l’attestation de destruction, en dehors de vos horaires si besoin.
Pourquoi on ne vide pas ses archives à la légère
Pendant les durées de conservation, l’administration peut contrôler l’entreprise : jeter un document trop tôt expose à ne pas pouvoir justifier une écriture ou une déclaration. À l’inverse, garder indéfiniment des documents qui contiennent des données personnelles pose un problème de conformité. Entre les deux, il y a un tri à faire, et il vaut mieux le faire avant que les locaux soient rendus.
Les délais continuent de courir après la fermeture. Ils partent de la clôture de l’exercice, de la dernière opération portée sur les livres, ou de la radiation de l’entreprise. Il faut donc savoir où les documents à garder seront conservés avant que les clés soient rendues.
Les durées à connaître
Service-Public résume les durées pour une société. Votre expert-comptable confirmera celles qui s’appliquent à votre forme juridique.
| Documents | Durée de conservation | À partir de |
|---|---|---|
| Livres comptables, factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison | 10 ans | La clôture de l’exercice |
| Comptes annuels | 10 ans | La clôture de l’exercice |
| Documents fiscaux (impôt sur les sociétés, TVA, CFE) | 6 ans, puis 10 ans pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027 | La dernière opération portée sur les livres ou la date d’établissement du document |
| Contrats et correspondance commerciale, documents bancaires | 5 ans | Leur établissement |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur, à partir de 120 € | 10 ans | La livraison ou la prestation |
| Acte d’acquisition ou de cession d’un bien immobilier | 30 ans | Leur établissement |
| Police d’assurance | 2 ans | La résiliation du contrat |
| Statuts, traité de fusion | 5 ans | La perte de la personnalité morale, c’est-à-dire la radiation |
| Registres de titres et de procès-verbaux d’assemblées | 5 ans | La fin de leur utilisation |
| Double des bulletins de paie, contrats de travail, soldes de tout compte | 5 ans | Leur établissement |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Le départ du salarié |
| Charges sociales, taxe sur les salaires | 3 ans | Leur établissement |
| Comptage des horaires et des astreintes | 1 an | Leur établissement |
Pendant ces délais, l’entreprise peut archiver plus longtemps, sauf si les documents contiennent des données personnelles.
Ce qui change pour les documents fiscaux
La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales (article 36) porte de 6 à 10 ans la durée de conservation des documents fiscaux, pour l’aligner sur le droit de reprise de l’administration. Elle s’applique aux documents et aux pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Le délai court toujours à partir de la dernière opération portée sur les livres ou de la date d’établissement du document.
La fiche générale de Service-Public sur les durées de conservation, vérifiée en juillet 2024, indique encore 6 ans. Avant de détruire des documents fiscaux, demandez donc à votre expert-comptable lesquels sont concernés.
Données personnelles : pas de conservation illimitée
Les dossiers du personnel, les fichiers clients et les candidatures contiennent des données personnelles. La CNIL le rappelle : elles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Leur durée se fixe selon l’objectif de la collecte, ou selon un texte quand il en existe un, comme les cinq ans du double des bulletins de paie. Les données passent par trois phases : la base active, l’archivage intermédiaire, réservé à des personnes habilitées, puis l’archivage définitif pour ce qui a une valeur durable.
Concrètement, ce qui a dépassé sa durée doit partir, et ce qui part doit être détruit de façon confidentielle, pas jeté dans une benne.
Visite gratuite, devis écrit sous 24 h, aucun acompte. Nous vidons tout, de la cave au grenier.
Vider ses locaux dans le bon ordre
- Inventorier les archives. Cartons, classeurs, armoires : notez le type de document et l’année.
- Mettre de côté ce qui doit être gardé. Les documents dont la durée n’est pas écoulée restent à votre charge : cabinet comptable, prestataire d’archivage, ou local conservé. Prévoyez où ils iront avant de rendre les clés.
- Faire détruire le reste. Les archives dont la durée est écoulée sont collectées et détruites de façon confidentielle, avec une attestation de destruction.
- Vider le mobilier et les équipements. Bureaux, armoires, rayonnages, matériel informatique, machines, stocks. Le démontage fait partie de l’intervention.
- Faire traiter chaque type de déchet par sa filière. Équipements électriques et électroniques, produits chimiques, mobilier et matériaux : chaque déchet part dans sa filière, avec le document qui le prouve.
- Rendre les locaux. État des lieux de sortie, remise des clés.
Rendre les locaux d’un bail commercial
Pour un bail commercial, le Code de commerce prévoit un état des lieux à la prise de possession et à la restitution des locaux (article L145-40-1). Il est dressé contradictoirement et à l’amiable par le bailleur et le locataire, ou par un tiers qu’ils ont mandaté. À défaut d’accord, un commissaire de justice, l’ancien huissier, l’établit à l’initiative de la partie la plus diligente, et les frais sont partagés par moitié. Le bailleur qui n’a pas fait toutes les diligences pour le réaliser ne peut pas invoquer la présomption de l’article 1731 du Code civil.
Relisez aussi les clauses de votre bail sur la remise en état et les aménagements à enlever : elles fixent ce que vous devez laisser en partant. Les locaux doivent être vides le jour de l’état des lieux, ce qui se prépare avec la date du chantier.
Ce que nous faisons
Nous vidons des bureaux, des commerces, des entrepôts et des locaux de stockage, et nous détruisons des archives de façon confidentielle. Vous nous indiquez les zones concernées, ce qui doit être conservé, les contraintes d’accès et le calendrier.
- Un appel ou quelques photos au 06 49 02 42 14, par téléphone ou sur WhatsApp : ce qui part, ce qui reste, votre date.
- La visite, gratuite et sans engagement, en général sous 24 h. Nous regardons le volume, les accès, les archives et les objets de valeur.
- Le devis écrit sous 24 h après la visite. Rien ne démarre sans votre accord. Aucun acompte.
- L’intervention, planifiée en dehors de vos horaires si besoin, 7 jours sur 7. Nous démontons le mobilier, les rayonnages et les installations convenues, et nous collectons les archives sur place, étages compris.
- La destruction et les documents. Les archives sont broyées dans un centre spécialisé près de Rouen, et vous recevez l’attestation de destruction. Pour chaque type de déchet, vous recevez le document de son traitement.
- La remise des clés : locaux rendus vidés et balayés. Le nettoyage complet est une prestation à part, chiffrée sur le même devis.
Le détail des prestations est sur nos pages débarras de locaux professionnels et destruction d’archives confidentielles.
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Questions fréquentes
Combien de temps faut-il garder les factures ?
Dix ans à partir de la clôture de l’exercice. Les factures clients et fournisseurs sont des pièces justificatives comptables (article L123-22 du Code de commerce).
Les documents fiscaux se gardent-ils 6 ou 10 ans ?
Six ans jusqu’ici. La loi du 25 juin 2026 les porte à 10 ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Demandez à votre expert-comptable lesquels sont concernés avant de détruire quoi que ce soit.
Peut-on détruire les anciens bulletins de paie ?
L’employeur garde le double 5 ans. Au-delà, ces documents contiennent des données personnelles et n’ont plus à être conservés. La version électronique remise au salarié reste, elle, disponible beaucoup plus longtemps.
Qui garde les archives après la radiation de l’entreprise ?
Les durées continuent de courir : 5 ans après la perte de la personnalité morale pour les statuts, 10 ans pour la comptabilité. Prévoyez avant la fermeture où les documents seront conservés, chez l’expert-comptable ou chez un prestataire d’archivage.
Recevons-nous une attestation de destruction ?
Oui. Les archives sont collectées sur place, broyées dans un centre spécialisé près de Rouen, et l’attestation de destruction vous est remise.
Pouvez-vous vider les locaux en même temps que les archives ?
Oui. Armoires, rayonnages, bureaux et le reste du local peuvent partir le même jour que les archives, en dehors de vos horaires si besoin.
Sources
- Durée de conservation des documents d’une société (Entreprendre Service-Public, vérifié le 1er juillet 2024) · documents comptables 10 ans, documents fiscaux 6 ans, contrats et correspondance 5 ans, statuts 5 ans après la perte de la personnalité morale, bulletins de paie 5 ans, registre du personnel 5 ans après le départ du salarié
- Modification de la durée de conservation des documents fiscaux (Entreprendre Service-Public, 26 juin 2026) · loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, article 36 : de 6 à 10 ans, pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027
- Code de commerce, article L123-22 (Légifrance) · les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans
- Code de commerce, article L145-40-1 (Légifrance) · état des lieux à la prise de possession et à la restitution des locaux commerciaux, établi à l’amiable ou par un commissaire de justice, frais partagés par moitié
- Les durées de conservation des données (CNIL, 2 avril 2026) · les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment ; base active, archivage intermédiaire, archivage définitif
